Posted: August 9, 2009
Employment category: Administrative assistant / administrative secretary
Location: Montréal, QC, CANADA 

Domaine :     Assurance

Salaire :      jusqu’à 55 000$ + ou- selon expérience

• Bénéfices et avantages exceptionnels;
• Compagnie saine et solide, réputée mondialement.

• Recevoir et traiter rapidement les diverses demandes;
• Faire le suivi et la coordination de l'agenda et des dossiers de la vice-présidence et direction concernées;
• Ouvrir et préparer les dossiers selon les demandes en cours, effectuer les suivis selon les échéanciers, les documenter et procéder à la fermeture, au classement ou à l'archivage de ces dossiers;
• Élaborer et mettre en page les présentations PowerPoint;
• Préparer l'ordre du jour et documents pertinents, faire la prise et l'envoi des minutes aux participants des comités reliés à l'Indemnisation corporative et la réassurance corporative;
• Filtrer et gérer les appels téléphoniques et effectuer les suivis requis à l'interne et à l'externe;
• Planifier et organiser les rendez-vous et réunions en tenant compte de la disponibilité des participants, les voyages et les déplacements, les conférences, les formations, les séminaires et les vacances;
• Coordonner et offrir le support à la mise à jour du Manuel de réassurance;
• Responsable de la logistique des présentations annuelles des traités de réassurance;
• Rédiger, préparer et mettre à jour la correspondance, les procès-verbaux et divers documents;
• Préparer les rapports trimestriels des « Bénéfices techniques »;  
• Responsable de la logistique des conseils et comités (CA, Comité de vérification, Comité de direction, etc.) avec les membres de l'équipe de réassurance;
• Effectuer sur demande de courtes traductions, la mise en page de certains documents, la vérification de textes et la rédaction de rapports en français et en anglais;
• Dans le cadre du projet « Sondage de satisfaction à la clientèle » (Client survey), effectuer la gestion des échantillons mensuels (dossiers clients assurés sélectionnés), faire l'entrée de données, produire des rapports trimestriels et les acheminer aux entités;
• Compléter les relevés de dépenses et effectuer les demandes de paiement pour la vice-présidence et direction respectives, obtenir les signatures, assurer les suivis au niveau du budget et de la comptabilité;
• Produire les rapports en relation avec le respect de la Législation gouvernementale canadienne Anti-terroriste et les expédier sur une base mensuelle;
• Obtenir les approbations des vice-présidences lorsqu'elles sont requises et demandées par d'autres membres dans l'organisation ou par les exigences dictées par nos procédures, systèmes et règles administratives;
• Procéder à l'acquisition du matériel et de la papeterie.

Habiletés :

• D.E.C. ou A.E.C. en techniques administratives ou secrétariat, et de 10 à 15 années d'expérience pertinente;
• Bilinguisme tant à l'oral qu'à l'écrit;
• Excellente grammaire française et anglaise et facilité à rédiger ou effectuer de courtes traductions;
• Connaissance de Office Windows (Word, PowerPoint, Excel, Outlook)`;
• Connaissance du logiciel Front page;  
• Efficacité, grand sens de la planification et de l'organisation;
• Excellentes relations interpersonnelles, esprit d'équipe et de collaboration;
• Débrouillardise, autonomie, respect de la confidentialité, maturité, sens des responsabilités, capacité de travailler sous pression, rapidité d'exécution, polyvalence;
• Gestion des priorités, jugement, souci de l'ordre et de la qualité du travail;
• Flexibilité, dynamisme, initiative et créativité;
• Capacité de prendre des décisions, de travailler selon des échéanciers serrés et d'innover.

Description de l’employeur :

• Notre client, une grande entreprise dans le domaine de l’assurance, est à la recherche d’une adjointe administrative. Notre client offre un régime de retraite, un régime d’assurances collectives, un programme d’actionnariat, de la formation continue et beaucoup plus.

  ---